Hoe maak je een offerte? Voorbeeld + wat er op moet staan

Een offerte is een formeel document dat een specifieke beschrijving geeft van de producten of diensten die worden aangeboden, de hoeveelheden, de prijzen, de betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden die relevant kunnen zijn voor de samenwerking.

In veel gevallen is een offerte een bindend aanbod. Dit betekent dat als de klant de offerte accepteert, de leverancier verplicht is om de producten of diensten te leveren tegen de voorwaarden die in de offerte zijn vastgelegd.

Wat moet er op een factuur komen te staan?

Een goede offerte heeft een duidelijke structuur die het voor de klant makkelijk maakt om de informatie te begrijpen. Hier zijn de belangrijkste elementen:

• Informatie over het bedrijf: Dit omvat je bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en eventueel het logo. Dit maakt de offerte officieel en professioneel.
• Klantinformatie: Hier vermeld je de naam, het adres, en contactgegevens van de klant.
• Details van de offerte: Dit omvat een lijst van de producten of diensten die je aanbiedt, samen met beschrijvingen, hoeveelheden en prijzen. Elk item moet zijn eigen regel hebben en de totale prijs moet duidelijk worden weergegeven.
• Voorwaarden: Deze sectie beschrijft de betalingsvoorwaarden, levertijden en andere details over hoe de transactie zal plaatsvinden.

Gegevens die meestal op een factuur staan

• Gegevens van jouw bedrijf
  • Naam
  • Adres
  • Contactgegevens
  • Bankrekeningnummer
  • KvK en BTW-nummer
• Gegevens van de klant
  • Naam (en bedrijf)
  • Adresgegevens
• Datum
• Vervaldatum (hoe lang het aanbod geldig is).
• Een titel/kop met: Offerte
• Een logo
• Offertenummer (voor administratie)
• Werk je met een aanbetaling? Vermeldt dit dan ook (een aanbetaling kan tot 50% van het totale bedrag):
• Projectomschrijving (beschrijf het project en de wensen van de klant)
• Alle losse producten/diensten en hun prijzen (met en zonder BTW):

Voorbeeld offerte

Logo ontwerpproject – Offerte

• Naam van jouw bedrijf
• Adres van jouw bedrijf
• Telefoon
• E-mail
• Website
• Rekeningnummer
• KvK nummer
• Datum
• Offertenummer
• Offerte aan (naam klant)
• Adres (klant):

Projectomschrijving:

Het project omvat het ontwerp en de levering van een nieuw logo voor [klantnaam]. Het logo wordt geleverd in verschillende formaten geschikt voor zowel print als online gebruik.

Details van de dienstverlening:

• Conceptontwikkeling: Ontwikkeling van 3 unieke logoconcepten gebaseerd op de bedrijfsidentiteit en de eisen van de klant.
• Revisies: Maximaal 3 revisierondes op het gekozen concept om ervoor te zorgen dat het logo volledig voldoet aan de verwachtingen van de klant.
• Definitieve bestanden: Levering van het definitieve logo in verschillende bestandsformaten (JPEG, PNG, EPS, PDF) en maten.

Tijdschema:
De totale duur van het project wordt geschat op 2-3 weken, afhankelijk van de tijdigheid van de feedback van de klant.

Kosten:

Betaling:

Een aanbetaling van 50% is vereist vóór aanvang van het werk, met het resterende bedrag dat betaalbaar is bij de levering van de definitieve bestanden.

Akkoord:

Als je akkoord gaat met deze offerte, laat het me dan weten zodat we kunnen beginnen met het werk.

Handtekening:

Technologie en offertes: gebruik van offerte templates

De meeste tekstverwerkers, zoals Microsoft Office en Google Docs hebben templates die je kunt gebruiken. Zo’n template kan je tijd besparen. Je kunt ook googelen naar specifieke gratis templates die je kunt installeren voor de tekstverwerker die jij gebruikt.

Daarnaast kun je ook voor iets kleurrijkers gaan en werken met de gratis of betaalde versie van Canva.

Het is wel verstandig om de informatie die op zo’n template goed te controleren, vaak missen er elementen die wel op een offerte horen te staan.

Maar naast templates is er ook specifieke software voor het maken van offertes. Deze tools helpen je niet alleen bij het maken van offertes, maar ook bij het volgen van de status, het automatiseren van de follow-up, en zelfs het ontvangen van goedkeuringen of handtekeningen digitaal. Deze software zijn onder meer PandaDoc, Proposify en Zoho. Maar omdat deze oplossingen vaak betaald zijn, is het vaak niet de beste keuze voor een kleine ondernemer.

Fouten om te vermijden bij het opstellen van een offerte

Een veelvoorkomende fout is het niet goed begrijpen van de klant zijn behoeften en verwachtingen. Je wil niet later op een punt komen dat de ene partij iets wel of niet doet, omdat er een misverstand is. Wees duidelijk wat het product is dat je levert (en misschien ook wat daar niet bij hoort)

Vermijd ook het te laag inschatten van de kosten. Dit is misschien vooral iets voor startende ondernemers. Een lage prijs kan misschien aantrekkelijk zijn voor de klant, maar je moet wel jouw kosten denken. En jouw kosten zijn niet alleen de uren die je voor het project bezig bent. In je prijs moet je ook rekening houden met de normale kosten die je maakt (marketing, afhandeling, huur, pensioen etc).

Daarnaast kunnen trajecten vaak langer duren dan je denkt. Bij softwareontwikkeling zegt men vaak (als een halve grap) dat men 3x de hoeveelheid tijd moet rekenen dan er geschat werd.

Hoe volg je op na het versturen van een offerte?

Nadat je de offerte hebt verzonden, is het belangrijk om de communicatielijnen open te houden. Als je na een redelijke tijd geen reactie hebt ontvangen, stuur dan een beleefde follow-up e-mail of bel de klant op om te controleren of hij de offerte heeft ontvangen en of er nog vragen zijn.

Als de klant de offerte heeft afgewezen, probeer dan te begrijpen waarom. Misschien waren je prijzen te hoog, of voldeed je dienst niet aan hun verwachtingen. Deze feedback kan waardevol zijn voor toekomstige offertes.