“Werk vult de tijd die beschikbaar is voor de taak”, oftewel de Parkinson’s law.
In simpele woorden, als je een taak twee uur geeft, zal het waarschijnlijk twee uur duren. Geef dezelfde taak acht uur, en het zal die acht uur opvullen.
Parkinson’s law in actie: een praktisch voorbeeld
Stel je voor dat je een presentatie moet voorbereiden voor een belangrijke vergadering.
Scenario 1:
Je hebt twee weken om de presentatie voor te bereiden. Je begint met een algemene brainstorm over het onderwerp. Dan doe je eerst een hoop onderzoek, maak je een tientallen notities en organiseer je jouw gedachten. Daarna mail je iemand voor hun mening over het onderwerp en behandel je direct jouw andere mailtjes. Je kiest daarna een invalshoek voor de presentatie, werkt die uit, blijft de tekst en aanpak tweaken. Vervolgens besteedt je uren aan het maken en perfectioneren van elke dia, het kiezen van de juiste afbeeldingen en het aanpassen van de opmaak. Je oefent de presentatie een paar keer en je past de presentatie een stuk of 8 keer aan.
Aan het eind van de twee weken heb je de presentatie, maar je hebt het gevoel dat je elk moment van die twee weken hebt gebruikt.
Scenario 2:
Nu heb je maar twee dagen om dezelfde presentatie voor te bereiden. Je hebt geen tijd om elk klein detail te perfectioneren. In plaats daarvan focus je op de kernpunten, doe je beperkt onderzoek, zorg je voor duidelijke, beknopte dia’s en besteed je de rest van de tijd aan het oefenen van je toespraak.
Na twee dagen heb je je presentatie – en het is nagenoeg even effectief als de presentatie die je in twee weken hebt voorbereid.
Wat is Parkinson’s law?
Het is een theorie, een observatie, die suggereert dat als we meer tijd hebben, we de neiging hebben om het proces te compliceren, om zo de tijd te vullen die we ervoor hebben gekregen.
Dit gedrag wordt toegekend aan verschillende factoren: managers willen werknemers, geen competitie. Ze willen niet een betere of andere oplossing in minder tijd – waarbij ze minder impact hebben op het resultaat, ze willen dat hun oplossing zo goed mogelijk wordt uitgewerkt. En mensen proberen de tijd die ze hebben te vullen met grote en kleine taken die ze onderweg tegenkomen of bedenken om productief te voelen, zonder af te vragen of het essentieel is om het doel te bereiken.
Impact op de moderne werkplek
De moderne werkplek is enorm veranderd. We werken nu meer op afstand en hebben flexibele schema’s.
Onderzoek van RescueTime uit 2018, een app die tijd bijhoudt, toont aan dat mensen gemiddeld slechts een paar uur werkt aan productieve taken.
‘Knowledge workers, on average, have just 2 hours and 48 minutes a day for productive tasks (or 14 hours and 8 minutes a week).”
– RescueTime
Dat betekent dat bijna 70% van onze werktijd wordt gevuld met taken die niet altijd productief zijn, maar wel productief voelen: kleine aanpassingen, uitgebreider onderzoek, meetings, afleidingen, e-mail, uitgebreide uitwerking, voorbereidingen etc.
Strategieën voor bestrijding van Parkinson’s Law
De eerste stap om Parkinson’s Law te bestrijden is bewustzijn. Het herkennen dat deze neiging bestaat, helpt al en vormt een hulpmiddel om je eigen productiviteit te verbeteren.
Enkele tips om Parkinson’s Law te bestrijden:
Stel deadlines
Deadlines kunnen een krachtig hulpmiddel zijn om taken te versnellen. Heb je een taak die over een week af moet zijn? Zet een deadline dat het onderzoek, de outline en de kernpunten van elk hoofdstuk klaar moet zijn op dag 1. Een deadline voor de eerste versie op dag 2. En de tweede versie op dag 3.
Maak gebruik van tijdvakken
In plaats van de hele dag te werken aan één taak, verdeel je dag in tijdvakken. Dit kan helpen om de focus te behouden en de druk te verhogen om taken sneller af te ronden.
Wees specifiek over taken:
In plaats van algemene taken zoals ‘werk aan project X’, stel je specifieke, meetbare doelen.
