We ontvangen een hoop mailtjes per dag.
Tientallen. Sommige wel honderden.
Zakelijke mailtjes, persoonlijke mailtjes, updates, notificaties van bestellingen, nieuwsbrieven, mailtjes waar je in de CC wordt gezet en zo verder.
Het komt regelmatig voor dat je niet alles bij kan houden, waardoor het begint op te stapelen. Het wordt een steeds groter probleem, wat leidt tot een hoop (te voorkomen) stress. Het wordt een steeds grotere dagtaak, die steeds vaker en sneller wordt uitgesteld.
Een volle mailbox is meer dan alleen ongemak, het kan ook gevolgen hebben voor je productiviteit. De constante onderbrekingen om e-mails te checken en beantwoorden leiden tot verstoringen in je workflow, die je vermogen om geconcentreerd te blijven aantasten.
Zelfs het uitstellen en negeren van mails die je misschien moet behandelen kan mentale overlast veroorzaken.
Je inbox als je to-do-lijst
Veel mensen gebruiken hun inbox als een soort to-do-lijst. Dit is verre van een optimale aanpak. Het is namelijk niet de bedoeling dat anderen jouw prioriteiten bepalen via je inbox.
Daarnaast kan deze aanpak leiden tot een focus op nieuwe taken, ten koste van belangrijke taken. Door bewust om te gaan met je inbox en deze niet als je to-do-lijst te behandelen, kun je meer grip krijgen op je taken en prioriteiten.
Mailbox beter beheren: strategieën en tips
Er zijn verschillende strategieën om je inbox te temmen. Een bekende is de ‘zero inbox’ methode en de ’time boxing’ strategie.
De ‘Zero Inbox’ methode
De ‘Zero Inbox’ methode, bedacht door productiviteitsexpert Merlin Mann, is gericht op het verminderen van de hoeveelheid tijd die je aan je inbox besteedt. Het idee is simpel: aan het einde van elke dag moet je inbox leeg zijn. Dit bereik je door elke e-mail direct te behandelen.
Er zijn vijf mogelijke acties: verwijderen, delegeren, reageren, uitstellen en archiveren.
Als een e-mail binnen twee minuten kan worden beantwoord, dan doe je dat meteen. Als het langer duurt, plan je het in voor later. Met deze methode krijgt elk bericht de aandacht die het verdient en behoud je de controle over je inbox.
De ‘Time-Boxing’ strategie
De ‘Time-Boxing’ strategie is een andere bekende e-mailmanagement strategie.
Hierbij blokkeer je specifieke tijden in je agenda om e-mails te lezen en te beantwoorden. Dit kan bijvoorbeeld in de ochtend en in de middag zijn.
Tijdens deze ‘e-mailuren’ concentreer je je volledig op je inbox. Buiten deze tijden laat je je mailbox voor wat het is. Deze methode kan helpen om de constante afleiding van binnenkomende e-mails te voorkomen, en bevordert een meer geconcentreerde en productieve workflow.
Controle over bezorgingstijden
Een andere techniek om de mailboxstroom te beheren is het gebruik van bezorgtijden. Dit betekent dat je controle hebt over wanneer je e-mails worden verzonden en ontvangen.
Diverse e-mailproviders en tools, zoals Gmail en Outlook, bieden de optie om e-mails te plannen. Je kunt je uitgaande e-mails op een specifiek tijdstip instellen om te verzenden.
Dit is handig wanneer je buiten werktijd mailtjes stuurt. Of wanneer je invloed wil hebben wanneer je een mailtje ontvang. Als je in de late middag een mail stuurt, dan krijg je waarschijnlijk pas de volgende dag (of later) een mail terug,
Voor het ontvangen van e-mails, kun je ‘Do Not Disturb’-instellingen gebruiken die sommige e-mailproviders aanbieden. Hiermee kun je instellen dat e-mails alleen op bepaalde tijden in je inbox verschijnen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat e-mails alleen tijdens werktijden worden bezorgd, waardoor je ’s avonds en in het weekend niet gestoord wordt door binnenkomende e-mails. Dit is goed te combineren met de Time-Boxing Strategie.
Tools en software voor het management van mails in Gmail
- Clean Inbox for Gmail: Use chatGPT powered filters to avoid unwanted email, spam and marketing email.
- DND Email: Do not disturb for Gmail™. A distraction free inbox.
- Silent Inbox: Read unimportant emails and newsletters when you want, not when they hit the inbox and distract you from work.
Hoe verminder je het aantal onnodige e-mails?
Een van de manieren om het aantal onnodige e-mails te verminderen, is door je uit te schrijven voor nieuwsbrieven en andere e-mails die je niet leest. Het kan verstandig om eens een half uur of uur in te plannen waarbij je voor zoveel mogelijk nieuwsbrieven uitschrijft.
Daarnaast kun je filters instellen om minder belangrijke e-mails automatisch naar een specifieke map te sturen.
Een andere strategie is om te beperken hoe vaak je e-mail gebruikt voor interne communicatie. Je kunt in plaats daarvan gebruik maken van tools zoals Slack of Microsoft Teams, die meer geschikt zijn voor snelle, informele communicatie.
Het stellen van persoonlijke grenzen
Een belangrijk aspect van het omgaan met een volle mailbox is het stellen van grenzen. Dit kan betekenen dat je duidelijk communiceert over je beschikbaarheid, je reactietijden en je verwachtingen omtrent e-mailgebruik.
Het kan ook nuttig zijn om regels te stellen voor jezelf, zoals het niet controleren van je e-mail buiten werktijden of het instellen van een maximum aantal keer dat je per dag je inbox checkt. Door grenzen te stellen, kun je de controle over je tijd en je inbox terugkrijgen.
Je hoeft namelijk niet perse antwoord te geven in een paar uur of in een dag. Helemaal als het ‘ongevraagde’ mailtjes zijn van iemand die iets van jou nodig wil. Daarnaast zijn er genoeg gevallen waarbij je geen reactie hoef te sturen.
Het belang van een duidelijke communicatie
Heldere mailtjes voorkomen onnodige follow-up mails.
Gebruik duidelijke onderwerpregels. Vertel precies wat je nodig hebt. Gebruik bulletpoints. Stel duidelijke vragen.
Daarnaast kan het nuttig zijn om een e-mailetiquette op te stellen en deze te communiceren binnen je team of organisatie. Dit kan onderwerpen omvatten zoals het gebruik van CC en BCC, het instellen van prioriteiten en het gebruik van bijlagen.
Alternatieve communicatiekanalen
Naast e-mail zijn er vele andere communicatiekanalen beschikbaar. Deze kunnen nuttig zijn voor verschillende soorten communicatie en kunnen helpen om de druk op je inbox te verminderen. Voorbeelden zijn chatplatforms zoals Slack, projectmanagement tools zoals Trello en videobellen via Zoom.
Het kiezen van het juiste communicatiekanaal kan afhankelijk zijn van het type communicatie, de urgentie en de voorkeuren van de betrokkenen. Het is belangrijk om hier bewuste keuzes in te maken en niet alles via e-mail te doen.
Hoe zorg je voor een gezonde balans tussen werk en privé met betrekking tot e-mail?
Het is belangrijk om een gezonde balans te vinden tussen werk en privé als het gaat om e-mail. Dit kan betekenen dat je bepaalde tijden instelt waarop je je e-mail checkt, en dat je je e-mail buiten deze tijden negeert. Het kan ook nuttig zijn om meldingen uit te schakelen, zodat je niet voortdurend wordt afgeleid door nieuwe e-mails.
Een andere strategie is om verschillende e-mailaccounts te gebruiken voor werk en privé. Op deze manier kun je werk en privé beter scheiden en voorkomen dat je werkmails je vrije tijd binnendringen.
Hoe kun je e-mail efficiënter gebruiken in teams?
Een manier om e-mail efficiënter te gebruiken in teams is door duidelijke afspraken te maken over hoe en wanneer e-mail wordt gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je afspreekt om e-mail alleen te gebruiken voor formele communicatie, en om chat of face-to-face communicatie te gebruiken voor informele communicatie.
