Tijd is een schaars goed. We hebben allemaal hetzelfde aantal uren in een dag, en toch lijkt het erop dat sommige mensen veel meer gedaan krijgen dan anderen. Hoe komt dat? Effectief tijdmanagement.
Prioriteiten stellen
Een van de hoekstenen van tijdmanagement is het vermogen om prioriteiten te stellen.
Het Eisenhower Box model is een populaire strategie die taken indeelt op basis van urgentie en belangrijkheid.
Bijvoorbeeld, een taak die belangrijk en urgent is, zoals een project met een naderende deadline, krijgt de hoogste prioriteit. Een taak die niet urgent maar wel belangrijk is, zoals het plannen van een vakantie, kan op de agenda worden gezet voor later. Door je taken op deze manier te sorteren, kan je een duidelijk beeld krijgen van wat je eerst moet doen.
Breek grote taken op
Het zien van een grote, complexe taak kan ontmoedigend zijn en leiden tot uitstelgedrag. De oplossing hiervoor is om de taak op te delen in kleinere, beheersbare taken.
Bijvoorbeeld, in plaats van te proberen een volledig rapport in één keer te schrijven, kan je het opdelen in secties en je concentreren op één sectie per keer. Dit maakt de taak minder intimiderend en helpt je om gestaag vooruitgang te boeken.
Beperk afleiding
Afleiding is de vijand van productiviteit.
“It takes an average of 23 minutes and 15 seconds to get back to the task.”
Studie van de Universiteit van California Irvine
Enkele eenvoudige manieren om afleiding te minimaliseren zijn: zet je telefoon op stil, werk in een rustige omgeving en gebruik hulpmiddelen zoals website blockers om afleidende websites te blokkeren.
De Pomodoro-techniek
Ontwikkeld in de late jaren ’80, is de Pomodoro-techniek een tijdmanagementstrategie waarbij je werkt in blokken van tijd, meestal 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier van deze ‘Pomodoro’s’ neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
Het idee hierachter is dat de timer een gevoel van urgentie creëert, waardoor je meer gefocust blijft en minder geneigd bent om toe te geven aan afleidingen. Deze tactiek is ook gunstig voor je welzijn. Volgens een onderzoek gepubliceerd in het tijdschrift Cognition, kunnen korte pauzes tijdens een taak de cognitieve prestaties verbeteren.
De 2-minuten regel
De 2-minuten regel is een strategie voorgesteld door productiviteitsexpert David Allen in zijn boek ‘Getting Things Done’. De regel stelt dat als een taak minder dan twee minuten duurt om te voltooien, je deze onmiddellijk moet doen in plaats van het uit te stellen.
Het idee is dat het vaak langer duurt om een taak te onthouden en er later naar terug te komen dan om het gewoon meteen te doen. Deze tactiek kan met name nuttig zijn voor kleine taken zoals het beantwoorden van e-mails of het maken van een telefoontje.
Time blocking
Time blocking is een tijdmanagementtechniek waarbij je je dag indeelt in blokken van tijd, elk toegewezen aan een specifieke taak of activiteit. Bijvoorbeeld, je kan een blok van 9:00 tot 11:00 instellen om aan een bepaald project te werken, gevolgd door een blok van 11:00 tot 12:00 voor vergaderingen.
Het voordeel van time blocking is dat het je helpt om je te concentreren op één ding tegelijk, waardoor je minder vatbaar bent voor multitasking en afleiding. Bovendien kan het je helpen een beter inzicht te krijgen in hoe je je tijd daadwerkelijk besteedt. Zoals de bekende managementgoeroe Peter Drucker ooit zei: “Wat je meet, kan je beheren.”
De rol van rust
Tijdmanagement gaat niet alleen over werken, maar ook over rust. Ons lichaam heeft rust nodig om te herstellen en zich voor te bereiden op de volgende werkdag.
Studies tonen aan dat korte pauzes tijdens de werkdag de productiviteit en creativiteit kunnen verbeteren. Dus vergeet niet om regelmatig pauzes te nemen (elk anderhalf uur een korte pauze), vooral als je je vermoeid of gestrest voelt.
Maak gebruik van technologie
Er zijn veel apps en tools beschikbaar die je kunnen helpen bij tijdmanagement. Apps zoals Todoist en Asana kunnen je helpen bij het organiseren en prioriteren van je taken, terwijl tools zoals RescueTime je kunnen laten zien hoe je je tijd daadwerkelijk besteedt.
Maar let op: hoewel deze tools nuttig kunnen zijn, zijn ze geen toverstaf. Ze kunnen je alleen helpen als je al de basisprincipes van tijdmanagement onder de knie hebt.
Is tijdmanagement de enige oplossing?
In sommige gevallen kan het probleem niet liggen in hoe je je tijd beheert, maar in hoe je je werk benadert.
Bijvoorbeeld, als je constant overweldigd bent door je werk, kan het probleem zijn dat je te veel hooi op je vork neemt. In dat geval is het misschien beter om je werklast te verminderen, in plaats van te proberen nog efficiënter te worden.
Werkt tijdmanagement voor iedereen?
Wat voor de ene persoon werkt, werkt misschien niet voor de andere.
Sommige mensen floreren met een strak schema, terwijl anderen de voorkeur geven aan een flexibeler, op taken gebaseerd systeem. Het is belangrijk om verschillende strategieën te proberen en te zien wat voor jou het beste werkt.
Hoe kan ik beginnen met tijdmanagement?
Begin klein. Kies één strategie, zoals het stellen van prioriteiten of het beperken van afleiding, en focus je daar eerst op. Als je eenmaal comfortabel bent met die strategie, kan je een andere toevoegen.
Het is ook nuttig om een tijdlogboek bij te houden. Dit kan je helpen inzicht te krijgen in hoe je je tijd daadwerkelijk besteedt, zodat je kunt zien waar je verbeteringen kunt maken.
